Worauf es bei Teamtagen wirklich ankommt

Offsite, Retreat, Tagung, Klausur – es gibt Hunderte Begriffe für Veranstaltungen, die etwas sehr Ähnliches meinen: ein Treffen, bei dem Kolleg*innen über einen oder mehrere Tage außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung zusammenkommen, um gemeinsam etwas zu tun, was sie im Arbeitsalltag nicht tun. Auf die genaue Bezeichnung kommt es aber gar nicht an. Viel wichtiger als ein einprägsamer Name ist, dass ihr euch die richti
gen Fragen stellt, um eine Veranstaltung zu planen, die euch als Organisation weiterbringt.

Warum organisieren wir Teamtage?

Der Sinn einer längeren Veranstaltung mit allen Team-Mitgliedern vor Ort ist, ein Ergebnis zu erzielen, das ihr sonst in der Qualität nicht erreichen könntet. Fragt euch also immer zuerst: Gibt es Ziele in eurer Organisation, die kein Webinar und kein kürzeres Meeting erreichen kann? Die teuerste und ressourcenintensivste Veranstaltung eurer Organisation sollte nicht dazu dienen, ein paar Informationen mit allen zu teilen oder Diskussionen zu führen, die auch in kleineren Gruppen möglich gewesen wären.

Themen, die etwas mehr Zeit brauchen und besser in größerer Gruppe vor Ort funktionieren, sind etwa die gemeinsame Entwicklung eines Purpose, einer Vision oder eines Wertesets. Auch für das schnelle, co-kreative Erstellen eines Prototyps eignet sich ein Tag mit allen vor Ort. Vielleicht wollt ihr aber auch einfach die Team-Verbindung stärken und einander persönlich kennenlernen. Oder aber ihr müsst dringend über eine Organisationskrise sprechen, um Ängste zu moderieren und Vertrauen wieder aufzubauen.

Kommuniziert eure Ziele für die Tage frühzeitig an eure Kolleg*innen. So könnt ihr schon im Vorfeld Lust auf das Event machen und die Teilnehmer*innen wissen, wozu es stattfindet und womit sie rechnen können. Ein solches Erwartungsmanagement sorgt dafür, dass niemand einen Workshop mit einem Betriebsausflug verwechselt und alle auf demselben Informationsstand sind.

Wo und wann sollen sie stattfinden?

Wenn euer Event außerhalb eurer üblichen Arbeitsumgebung stattfindet, sollte der Veranstaltungsort auf den Purpose zugeschnitten sein. Eine schöne Pension am See ist gut für Teambuilding, aber wenn ihr fokussiert Sachen wegschaffen wollt, sind nüchterne Räume mit stabilem Internet vielleicht geeigneter, weil die Leute am See lieber schwimmen als arbeiten wollen. Der Ort sollte für alle mit Bus und Bahn erreichbar sein.

Um einen geeigneten Ort zu finden, sollten die Organisator*innen ihre Mitarbeiter*innen kennen und divers denken, um inklusiv zu sein: Was benötigen unterschiedliche Leute, um sich wohlzufühlen? Wer braucht viel eigenen Raum, Leerlauf und Privatsphäre? Viele bevorzugen eine Trennung zwischen privat und beruflich. Manche wiederum mögen das Klassenfahrt-Feeling und teilen sich im Zweifel auch ein Zelt. Solche Punkte sind wichtig bei der Wahl der Unterkunft und etwa der Frage, wie viele Einzelzimmer ihr buchen müsst.

Die Wahl des Termins wird natürlich bei steigender Teamgröße schwieriger. Fragt euch, wer für eurer geplantes Programm zwingend dabei sein muss – vor allem, wenn die Teilnahme freiwillig ist. Die strategisch wichtigen Rollen sollten auf jeden Fall da sein. Wenn das zum Beispiel aus Termingründen nicht klappt, verschiebt das Event lieber oder fragt die Personen, was sie brauchen, um zu kommen.

Hier ein paar weitere Grundsätze zur Terminfindung:

• Möglichst in der Arbeitszeit und nicht übers Wochenende, um die Freizeit aller zu respektieren
• Verfügbarkeiten von Personen, die in jedem Fall dabei sein sollten, abfragen, um Terminkonflikte zu vermeiden
• Auf organisationale Abläufe achten: Termin nicht kurz vor einen Produktlaunch legen, um Stress zu reduzieren und zu vermeiden, dass viele nicht kommen können
• Festgesetzten Termin frühzeitig als Blocker verschicken

Besondere Beachtung erfordern auch Eltern mit kleinen Kindern. Die können sich oft nur schwer mehrere Tage an einem anderen Ort freischaufeln. Könnt ihr vielleicht ermöglichen, dass Eltern ihre Partner*innen und Kleinkinder zeitweise mitnehmen können? Oder könnt ihr an einem Teamtag in der Nähe eine lange Pause einbauen, in der Eltern ihre Kinder versorgen können, bevor das Abendprogramm startet?

Was ist das Programm?

Die Erwartungen an diese Tage sind oft zu hoch. Das Management will die Zeit in der Regel möglichst effizient nutzen, während die Teilnehmer*innen sich auch mal Austausch ohne Agenda wünschen. Schnell nehmen sich Teams zu viel vor und das Programm nimmt viel zu große Dimensionen an: „Jetzt wird alles besprochen, dann machen wir Teambuilding und danach erfinden wir einen zeitreisenden Kaffeeautomaten.“

Das ist nicht nur anstrengend für die Teilnehmer*innen, sondern schlichtweg auch nicht zielführend. Hier müsst ihr ein bisschen balancieren und von allem etwas einbauen, ohne das Programm zu überladen. Achtet darauf, dass ihr euch für euer Event eine Dramaturgie oder einen roten Faden zurechtlegt. Zum Beispiel schaut ihr einen Tag mit Retrospektiven in die Vergangenheit, am zweiten Tag ist die Gegenwart Thema und an Tag drei blickt ihr in die Zukunft und arbeitet an eurer Vision.

Seid euch bei der Planung bewusst, dass ihr nicht erwarten könnt, am Ende des Tages fertige Ergebnisse zu haben, an denen nichts mehr gemacht werden muss. Geht lieber davon aus, ein paar Ergebnisse auf 60 Prozent, also eine erste Version, zu bringen und stellt sicher, dass ihr nach dem Event die nächsten Schritte verfolgt.

Eine gute Faustregel für die konkrete Programmplanung ist: ein großer inhaltlicher Block am Morgen und einer am Nachmittag. Mehr könnt ihr ohnehin nicht leisten – auch kognitiv. Ihr müsst also gut abwägen, was ihr reinnehmt. Entscheidet euch für die Programmpunkte, die zum Purpose für das Event passen. Wenn dessen Purpose z.B. ist, nach einer Kündigungswelle das Vertrauen zu stärken, und es eine eher ernste Runde ist, spart euch lieber die Auflockerungsübung am Anfang, bei der alle klatschen und sich Energiebälle zuwerfen. Stattdessen könntet ihr zum Beispiel entspannt ankommen und dann eine klärende Runde machen, in der alle ihre Sorgen und Fragen einmal loswerden dürfen – eventuell moderiert durch eine externe Person. Dann ist der Elefant aus dem Raum und ihr könnt weiterarbeiten.

Pausen solltet ihr spätestens nach 120 Minuten machen. Die Pausenlänge solltet ihr entsprechend der Gruppengröße und den Gegebenheiten vor Ort, wie etwa der Weglänge zur Kaffeeküche, festlegen. Schon allein bis 50 Leute Kaffee geholt und auf die Toilette gegangen sind, dauert es eine ganze Weile. Generell gilt: Egal, wie viele Pausen ihr einplant – es sind zu wenige. Verplant deshalb nicht jede Minute in der Agenda, sondern baut Puffer ein.

Bedenkt bei eurer Planung aber auch das Drumherum. Ein Team-Event ist ein guter Anlass, um neue Geschichten für euch zu schaffen. Gebt dem Raum. Plant möglichst Aktionen draußen in der Natur, je nach euren Vorlieben, von Beachvolleyball bis Kräuterkundewanderung. Wir bei Neue Narrative haben aber auch mal gemeinsam als Teamaktivität eine Kuhherde auf der Weide von A nach B manövriert. Solche Aktivitäten liefern Gesprächsstoff für Monate und stärken das Vertrauen.

Dabei bedarf es immer eines Gespürs dafür, wie eure Gruppe tickt. Die Bedürfnisse alle unter einen Hut zu kriegen, ist das größte Spannungsfeld: Ist ein sportliches Event immer für alle das Richtige? Die einen wollen abends noch zusammen durch die Bars ziehen, die anderen wollen sich lieber ausklinken, nachdem sie den ganzen Tag schon mit so vielen Leuten zusammen waren. Daher sind immer Freiwilligkeit und Balance wichtig. Plant für introvertierte oder neurodiverse Kolleg*innen genug Zeit für Reflexion und Rückzug ein. Extravertierte dürfen gern Impro-Theater und wilde Spiele in großer Runde spielen, aber es müssen auch stillere Momente eingeplant sein wie Spaziergänge oder eine Reflexionsübung ohne Diskussion. Und denkt neben dem Kochabend und Brettspielen auch an unverplante Zeit, in der sich Kolleg*innen einfach so kennenlernen und verbinden können.

Wie gelingt das Event?

Am besten verteilt ihr die Verantwortlichkeiten auf mehrere Schultern: Eine*r macht die Logistik (Essen, Ort, Technik, etc.), eine*r kümmert sich um das Programm, und eine*r um die Moderation, die Folien und die konkrete Durchführung. Dann könnt ihr euch auch vor Ort besser mit der Koordination abwechseln. Doch selbst wenn euer Plan minutiös durchdacht ist, gibt es immer noch potenzielle Störfaktoren.

Problem 1: Es gibt zu viele Ablenkungen.
Der Fokus fehlt, die Hälfte der Leute hängt zwischendurch an Handy oder Laptop und nimmt nur halb am Programm teil. Private Ablenkungen könnt ihr durch Regeln wie handyfreie Zeiten reduzieren. Wenn Kolleg*innen ihre alltägliche Arbeit mit in die Veranstaltung nehmen, müsst ihr überlegen, wie ihr damit umgeht. Wenn ihr eine Remote-Company seid, kann es sogar nett sein, wenn ihr mal eine Stunde gemeinsam arbeitet. Falls Kolleg*innen dringende Aufgaben wie unverschiebbare Kund*innen-Calls oder den Customer Service nicht pausieren können, weil das sonst euren Betrieb gefährdet, plant ein paar Zeitfenster dafür ein. Wenn es aber niemanden bei euch gibt, der genau an dem Tag arbeiten muss, überlegt, ob ihr ein striktes Laptop- und Arbeitsverbot verhängt, damit alle wirklich voll anwesend sind.

Problem 2: Die Zeit wird knapp.
Irgendwelche Programmpunkte dauern immer länger oder es kommen unvorhergesehene dazu. Natürlich habt ihr brav Puffer eingebaut. Trotzdem solltet ihr während des Events selbst flexibel bleiben. Achtet auf die Resonanz aus dem Team. Hierfür ist eine achtsame Moderation gefragt. Wenn am letzten Tag morgens ein Workshop geplant ist, aber alle müde (oder verkatert) vom Vortag sind, ersetzt den Workshop eben durch eine Teambuilding-Übung. Vielleicht sollte der wichtigste Workshop auch einfach nicht am letzten Tag stattfinden.

Überlegt euch Notfallszenarien, falls etwas nicht klappt. Jemand hat nach dem Mittagessen plötzlich spontan einen wichtigen Call? Vielleicht könnt ihr umdisponieren und eine halbe Stunde Aktivierungsübungen machen, die für später vorgesehen waren.

Problem 3: Die Stimmung kippt.
Wenn die Stimmung kippt, hilft oft nur, spontan umzuplanen. Ihr könnt im Vorfeld aber ein paar Dinge berücksichtigen, die zumindest das Risiko senken, dass es überhaupt so weit kommt.

Wichtig ist: Sorgt für Abwechslung. Das gilt vor allem, wenn ihr kein großes Budget habt und euch nur einen sterilen Konferenzraum leisten könnt. Je karger die Umstände sind, desto kürzer sollten die Sessions sein. Sorgt für positiven Input. Geht in den Pausen raus, um etwas zu essen oder Tischtennis zu spielen. Manche Organisationen schwören darauf, Knete ohne Anleitung in einen Raum zu legen, damit Kolleg*innen kreativ und spielerisch werden. Wir haben uns mal gegenseitig Weihnachtsgeschenke getöpfert.

Und es mag banal klingen (und wird deshalb oft unterschätzt oder vergessen), aber was fast immer die Stimmung hebt, sind eine gute, gesunde Verpflegung und ausreichend Snacks. Denkt dabei daran, im Vorfeld Unverträglichkeiten oder sonstige Einschränkungen abzufragen.

Und dann?

Jetzt bleibt nur die Frage, wie ihr eure Erkenntnisse in den Arbeitsalltag mitnehmt. Oft verpufft die Euphorie nach der Veranstaltung schnell. Deshalb macht auf jeden Fall am Ende ein Wrap-up und einen Ausblick, in denen ihr überlegt, wie es jetzt weitergeht. Wichtig ist auch, die Ergebnisse währenddessen mit Fotos und Mitschriften gut zu dokumentieren – auch für die, die nicht da sein konnten. Vielleicht könnt ihr von wichtigen Diskussionen sogar ein Video oder eine Audioaufnahme machen und für Nicht-Teilnehmende hochladen. Die fühlen sich weniger ausgeschlossen, und auch alle, die dabei waren, haben eine bessere Erinnerung an das, was ihr erarbeitet habt.