9 Wege, wie ihr Wissen innerhalb der Organisation austauscht

Von unseren Abonnent*innen wird oft der Wunsch geäußert, dass wir mehr Inhalte einbauen, die nicht so voraussetzungsreich sind und die auch für Organisationen funktionieren, die noch ganz am Anfang stehen. In diesem Artikel stellen wir euch neun Methoden vor, die für ganz unterschiedliche Reifegrade funktionieren. Gebt uns gerne Feedback dazu, ob die Inhalte für euch hilfreich sind.

Um erfolgreich und relevant zu bleiben, müssen Organisationen und ihre Mitarbeiter*innen bereit sein für Veränderung und damit auch Neues zu lernen. Viele Organisationen haben inzwischen eine ganze Learning-and-Development-Abteilung. Aber das allein reicht nicht! Organisationen müssen auch offen dafür sein, neue Wege des Lernens einzuschlagen. Denn Standardprogramme nach Schema X bringen oft keine nachhaltigen Lernergebnisse. Was häufig zu kurz kommt, sind Formate für den Wissensaustausch innerhalb der Organisation.

Mehr als eine einmalige Schulung

In Organisationen müssen ganz unterschiedliche Dinge gelernt werden: Mitarbeiter:innen müssen zum Beispiel alle gemeinsam neue Fähigkeiten erlernen – wie das Bedienen einer (neuen) Firmensoftware. Manches Fach- und Praxiswissen ist unterschiedlich in der Organisation verteilt und muss unter Kolleg*innen weitergegeben werden. Und es gibt Verhalten, das verlernt oder neu gelernt werden soll, wie etwa Feedback geben. All diese Ebenen brauchen unterschiedliche Lern- und Lehrmethoden.

Dennoch glauben viele Learning-and-Development-Teams, dass ihre Mitarbeiter*innen alles durch einmalige Schulungen von Expert*innen lernen können. Schulungen eignen sich dafür, Menschen zu inspirieren und zu verbinden, sie können dazu dienen, sich besser kennenzulernen, und natürlich können sie einen guten Einstieg in ein weniger komplexes Thema bieten. Das funktioniert sicher bei der Firmensoftware, ist aber unwirksam, um langfristig Verhalten zu ändern oder wichtiges Wissen im Unternehmen zu teilen.

Um langfristig zu lernen, brauchen wir unterschiedliche Formate, die die Art der Lerninhalte berücksichtigen. Und wir brauchen organisationale Strukturen, die dem Lernen einen Rahmen geben – die Raum geben, Erlerntes zu festigen und zu üben und Zeit, das Erlernte zu reflektieren und zu verarbeiten. Sich ausprobieren zu können, Fehler zu machen und Feedback zu bekommen, ist ebenfalls wichtig.

Diese Lernformate könnt ihr innerhalb eurer Organisation ohne externe Trainer*innen umsetzen, je nachdem, welche Lernprozesse ihr unterstützen wollt.

Peer-to-Peer

Beim Peer-to-Peer-Lernen tauschen Mitarbeiter*innen untereinander Wissen aus, sie lernen von ihren Peers (engl. für Ebenbürtige*r, Gleichrangige*r). Peer-to-peer-Lernformate fördern die Lernaspekte aktive Beteilung, Reflektieren und Feedback.

1. Klassisches Mentoring

Eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung Bain & Company zeigt: Bis 2031 werden voraussichtlich gut ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland 55 Jahre und älter sein.1Diese Generation verfügt über eine Menge Erfahrung und gespeichertes Wissen über das Unternehmen, doch häufig werden ihre Kompetenzen abgetan oder es wird einfach vergessen, dieses Wissen weiterzugeben. Als erfahrene Mentor*innen für Jüngere verhindern sie nicht nur, dass Wissen verloren geht, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen oder in Rente gehen. Solche Formate können auch helfen, den Generationenkonflikt zu schlichten und eine respektvolle Zusammenarbeit zwischen Alt und Jung zu etablieren.

Mentoring ist besonders geeignet für die Führungskräfteentwicklung: Anfänger*innen im Leadership können sich mit Herausforderungen an jemanden mit vielen Jahren Führungserfahrung wenden. Mentor*innen wiederum können Erfahrungen teilen, Fragen stellen und Feedback geben.

2. Reverse mentoring

Gerade beim Thema „fit für die Zukunft“ können ältere Menschen in Organisationen auch viel von jüngeren Kolleg*innen lernen. Typische Themen sind Digitalisierung, soziale Medien oder Online-Marketing. Aber auch New Work ist ein Thema, bei dem Jüngere z.B. neues Wissen aus ihrem Studium weitergeben und helfen können, überholte Methoden zu verlernen. Wichtig ist, dass es keine Bloßstellung gibt und nicht unnötig auf Klischees über Boomer oder die Gen Z herumgeritten wird, sondern ein regelmäßiger Austausch von Mentor*in und Mentee auf Augenhöhe stattfindet.

3. Kollegiale Beratung/Intervision

Intervision ist eine Beratung unter Kolleg*innen – ohne externe Berater*innen also. Anders als bei der Supervision oder dem Coaching, wo externe Fachexpertise eingekauft wird, gilt hier die Prämisse: Jede*r in der Organisation kann sich in Zusammenhänge hineindenken und beraten.

Und so funktioniert es: Eine Gruppe gleichgestellter Kolleg*innen aus demselben Fachbereich, z.B. aus dem Vertrieb, versucht gemeinsam eine Herausforderung zu bewältigen. Sie wählen dafür das Format des Rollenspiels. Person A spielt die*den Coachee/Klient*in, der*die ein Problem aus dem Arbeitsalltag mitbringt. Eine oder mehrere Personen übernehmen die Rolle der Coaches/Berater*innen (Person B), teilen Tipps und Erfahrungen oder stellen Fragen zum Problem, die die Perspektive des Coachees erweitern.

4. Community of Practice

Für diese Variante der gemeinsamen Problembesprechung ohne Rollenverteilung sucht ihr euch ebenfalls Kolleg*innen mit ähnlichen Arbeitsabläufen, z.B. zwei Entwickler*innen-Teams, die an unterschiedlichen Produkten arbeiten. Oder ihr trefft euch teamübergreifend, weil ihr ähnliche Funktionen habt – etwa alle mit Führungsverantwortung. Schreibt euch im Voraus eine Agenda mit Problemfragen, z.B.: „Wie geht ihr mit Konflikten in Gehaltsgesprächen um?“ Besprecht die Fragen in der Runde.

5. Peer-to-Peer-Lernsessions

Peer-to-Peer-Lernsessions sind Vortragsreihen von Kolleg*innen für Kolleg*innen mit sozialem – im besten Fall kulinarischen – Event. Bei den einen heißt es „Brainy Breakfast“, bei den anderen „Lunch & Learn“. In einer Liste können sich alle Mitarbeiter*innen, die etwas vorstellen möchten, selbstorganisiert eintragen. Das kann ein Spezialthema sein wie Datenanalyse, das für alle interessant ist, aber nur wenigen vertraut, oder Nützliches wie z.B. Informationen zum Bildungsurlaub für diejenigen, die sich nicht auskennen. Aber auch Themen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, sind möglich und können zum Team-Gefühl beitragen. In multinationalen Teams können Kolleg*innen z.B. über die Küche oder den Nationalsport aus ihrer Kultur berichten.
Bei Peer-to-Peer-Lernsessions steht oft die Neugier gegenüber Neuem und Spaß am Lernen im Mittelpunkt. Die Zuhörenden konsumieren unkompliziert Wissen, z.B. während sie gemeinsam Mittag essen, und die Vortragenden üben ihre Präsentationsskills.

6. Show & Tell

Eine Variante der Vortragsreihe mit einem leicht veränderten Purpose ist das Show & Tell, bei dem ihr den anderen abgeschlossene Projekte oder Produktdemos vorstellt. Der Sinn ist hier, die Kolleg*innen über die eigenen Produkte zu informieren und Fragen zu klären. Wenn alle in Silos arbeiten und niemand weiß, was der*die andere tut, entwickeln die Teams sich im Zweifel in unterschiedliche Richtungen. Wichtig ist es, Wissen zu vernetzen und nicht in Wissensinseln zu bunkern. Es schadet nicht, wenn die Vertriebler wissen, wie die Website gebaut wurde, oder die Produktentwickler*innen, wie die Abläufe im Kundenservice funktionieren. Wird dagegen in Silos gearbeitet, erfährt das Kundenservice-Team womöglich erst zwei Tage vor der Markteinführung von einer Produkt-Neuerung, die ein nicht zu bewältigendes Aufkommen von Kunden-E-Mails mit sich bringt.

Ihr könnt das Show & Tell wie einen Workshop organisieren, bei dem ihr andere Menschen aus der Organisation in dem schult, was ihr tut. Vielleicht möchte eine Designerin ihre Prozesse zur Nutzer*innen-Recherche weitergeben, damit sie Kolleg*innen aus anderen Teams in Zukunft für die Nutzer*innen-Interviews einspannen kann – entweder weil die Kolleg*innen Lust darauf haben, Einblick in diese Aufgaben zu bekommen oder weil sie deren frische Perspektive gut gebrauchen kann. Ihr könnt aber auch einfach eure Erfolge feiern oder über euer neuestes Produkt diskutieren. Auch hierbei sammelt ihr wertvolle Meinungen. Bereitet eurer Show-and-Tell oder eure Präsentation didaktisch gut vor, damit die anderen etwas mitnehmen. Die folgende Checkliste hilft euch dabei:

Selbstorganisiertes Lernen

Selbstorganisiertes Lernen eignet sich vor allem für anlesbare Fakten und fachliches Wissen, das für viele in der Organisation wissenswert ist und nicht zwingend geübt oder vertieft werden muss. Der Vorteil ist, dass jede*r selbstständig zu geeignetem Zeitpunkt lernen kann – wann immer er*sie Lust hat. Damit sich nicht jede Person alle wichtigen Informationen selbst zusammensuchen muss, dokumentiert ihr das Wissen zentral und gut auffindbar.

7. Open-Source-Wissen

Firmenwerte, neue Arbeitsschutzrichtlinien, Krankheitspolicy: Bei solchen Themen ist es wichtig, dass alle Bescheid wissen. Hier sind unternehmensinterne Wissensplattformen praktisch: „Lies dir mal das Wiki durch” spart Zeit gegenüber endlosen Onboarding-Meetings. Neben diesen zentralen Wissensbeständen kann es noch ein optionales Angebot geben.

Wissen, das wir bei Neue Narrative gern dokumentieren, sind wiederkehrende komplexe Arbeitsabläufe in Form von FAQs oder How-to-Seiten, z.B. „So lädst du Artikel auf unsere Website hoch“. Ein bisschen umfangreicher wird es, wenn zentrale Rollen ein „Rollen-Testament“ verfassen, in dem sie alle Tätigkeiten, Abläufe, Ressourcen notieren, die sie benutzen. Für den Fall, dass die einzige Social-Media-Beauftragte länger ausfällt oder kurzfristig in ein anderes Unternehmen wechselt und andere einspringen müssen, ist das ein tolles Sicherheitsnetz.

Für manche Abläufe eignen sich Videos gut. Ihr könnt z.B. Workflows oder komplizierte Bedienungen von Programmen per Loom aufnehmen, einer Software für Videoaufzeichnungen. Ihr lasst neben der Arbeit ein Video mitlaufen und kommentiert eure Schritte. Die Videos können dann asynchron von Mitarbeiter*innen abgerufen werden.2

Praxis

Praktische Formate setzen darauf, dass ihr Lösungen für Probleme selbst findet, und liefern nur optional Strukturen und Theorien dazu. Etwas ausprobieren, Fehler zu machen und Feedback zu bekommen verstärkt hier den Lerneffekt.

8. Interne Übungsgruppen

Ihr habt ein Training zu einem Thema absolviert, müsst aber jetzt daran arbeiten, euer Verhalten auch zu ändern. Trefft euch regelmäßig in einer kleinen Gruppe und übt. Wir bei Neue Narrative haben z.B. eine Übungsgruppe für Gewaltfreie Kommunikation, bei der jede*r mitmachen kann. Für jede Session bereitet eine*r eine Übung vor, die wir dann gemeinsam absolvieren.

9. Der (Nicht-Tech)-Hackathon

Der Hackathon kommt aus dem Umfeld von Tech-Start-ups, die dabei an zwei Tagen zum Beispiel einen klapprigen Prototyp einer App basteln. Doch eigentlich kann so ziemlich jede Organisation, die ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietet, einen Hackathon veranstalten – und alle können dabei lernen. Das könnte so aussehen, dass ihr alle zwei Monate ein paar Tage in Gruppen intensiv ausschließlich an einem crossfunktionalen Mini-Projekt arbeitet. Die Projektarbeit sollte so organisiert sein, dass niemand in seinem Fachgebiet bleibt, sondern alle ihre Komfortzone verlassen. Das Ziel für den zweiten Tag: Jede Gruppe muss ein konkretes Ergebnis vorstellen. Der Lerneffekt ergibt sich einerseits aus den neuen Perspektiven und der Zusammenarbeit mit den Leuten aus anderen Fachbereichen, und andererseits aus dem Zeitdruck, der das Gehirn zwingt zu arbeiten und zu lernen. Voraussetzung: Ihr müsst alle Lust auf das Projekt haben!

Durchziehen

Bei aller Innovation und Vielfalt von Lernangeboten: Sie brauchen trotzdem Zeit und Commitment. Wenn viel zu tun ist ist, fliegen freiwillige Lernsessions als erstes aus dem Kalender. Diese Tipps helfen, Leute zum Lernen zu motivieren.

• Eigenverantwortung: Nicht immer weiß die Führungsetage oder ein L&D-Team am besten, was gelernt werden sollte. Hier braucht es einen Mentalitätswechsel: Mitarbeiter*innen sollten entscheiden, wo sie sich weiterbilden müssen und wo sie Lücken haben.
• Timing: Legt eure Hackathons nicht gerade ans Jahresende oder in die Sommerferien, wenn alle an der Jahresstrategie sitzen oder Urlaub machen.
• Disziplin: Selbtverantwortlich im eigenen Tempo zu lernen erfordert mehr Willenskraft. Fragt Kolleg*innen ruhig, ob sie mal wieder zur Lernsession kommen. Ihr könnt auch einen regelmäßigen offiziellen Learning & Development-Tag blocken, an dem alle ihre Lernprojekte verfolgen können. Besprecht dann aber, wie Menschen mit unaufschiebbaren Tätigkeiten wie im Kundenservice entlastet werden und teilnehmen können.
• Gemeinschaft: Wenn alle mitmachen, ist die Bereitschaft für Aktivitäten neben den Alltagsaufgaben höher. Beim gemeinsamen Lunch & Learn ist natürlich auch ein kostenloses Mittagessen ein Bonuspunkt.