Vor dem Meeting

1. Ich werde zu einem Meeting eingeladen, obwohl ich dort schon einen anderen Termin habe.

Viele arbeiten heute mit den geteilten Kalendern von Teams oder Google. Das funktioniert auch gut, wenn alle achtsam mit den Kalendern der anderen umgehen und ihren eigenen gut pflegen. Blockt in eurem Kalender alle Zeiträume, in denen ihr nicht könnt – auch eure Mittagspausen und den Feierabend. Stellt am besten auch ein, dass die Einladung automatisch abgesagt wird, wenn ihr schon etwas anderes im Kalender stehen habt.

Manche Meeting-Organisator*innen prüfen aber gar nicht, wer wann verfügbar ist, sondern stellen einfach wahllos Termine ein. Haltet Organisator*innen in eurer Meeting-Etikette an, zumindest zu versuchen, alle Kalender zu koordinieren. Und weist Personen, die das nicht tun, höflich darauf hin. Bei sehr großen Gruppen können auch Tools wie Doodle und nuudel Terminfindungen erleichtern. Wenn ihr diese Tools nutzt, sollten die Organisator*innen den gefundenen Termin auch zeitnah einstellen, da er sonst schnell anderweitig vergeben ist.

3. Es sind zu viele Leute eingeladen.

Ab einer Teilnehmer*innenzahl von zehn wird es langsam unübersichtlich: Meetings ziehen sich in die Länge und werden ineffizient. Es sollte daher immer das Ziel sein, Meetings möglichst klein und exklusiv zu halten. Überlegt euch, wer wirklich am Meeting teilnehmen muss und ladet auch nur die Personen ein. Fragen, die euch dabei leiten können, sind: Wer hat bei diesem Thema Entscheidungsmacht? Wer hat exklusive Informationen? Wer bringt Expertise und gute Ideen zu dem Thema des Meetings mit? Wenn Leute keinen wichtigen Beitrag zum Meeting leisten können, solltet ihr sie nicht einladen.

Um alle auf dem Laufenden zu halten, sind Protokolle da. Nominiert am besten vor jedem Meeting eine*n Protokollant*in, die für alle im Meeting sowie Nicht-Teilnehmer*innen die wichtigsten Beschlüsse und Diskussionsergebnisse dokumentiert. Heute können das auch Künstliche-Intelligenz-Softwares wie Otter, Tetra oder Fireflies. Sie können in Echtzeit Audio transkribieren und teilweise sogar wichtige Punkte hervorheben und Zusammenfassungen erstellen, wie beispielsweise Tetra und Fireflies.

Manchmal ist es sinnvoll, eine*n Repräsentant*in ins Meeting zu entsenden und nicht das gesamte Team. Jede*r, der*die etwas einbringen will, kann die Punkte dann dieser Person mitgeben.

5. Leute kommen zu spät

Für alle Pünktlichen ist es frustrierend, untätig herumsitzen, bis alle eingetrudelt sind. Ihr könnt natürlich ohne die fehlenden Personen anfangen, mit der Unruhe nachtröpfelnder Teilnehmer*innen leben oder ihnen so lange Feedback geben, bis sie disziplinierter werden.

Häufig kommen Leute aber zu spät, weil andere Meetings überzogen oder keine Pausen zwischen den Meetings eingeplant wurden. Die Zuspätkommenden können dann nicht einmal was dafür. Um Verspätungen zu vermeiden, solltet ihr einer Back-to-back-Meetingkultur entgegensteuern. Denn selbst wenn jedes Meeting pünktlich endet, ihr aber keine Minute Pause zwischen Sitzungen habt, kommen irgendwann alle zu spät, die zwischendurch mal ein Glas Wasser brauchen.

Ihr könnt das vermeiden, indem ihr überflüssige Meetings streicht, die verbleibenden Meetings zu ungewöhnlichen Zeiten beginnt oder ungerade Zeitspannen wählt. Dadurch ergeben sich mehr Pausen. Meetingcoach Pascal Baumgartner empfiehlt Meetings von 20 oder 50 Minuten – eben keine vollen Stunden, um nicht direkt ins nächste Meeting zu müssen. Aber denkt dran: Die zehn Extraminuten sind keine Einladung zum Überziehen.

6. Das Meeting hat keine Struktur und die Diskussion entwickelt sich komplett weg vom Thema

Alle haben sich getroffen, um über Thema X zu sprechen, aber die Diskussion driftet die ganze Zeit zu Thema Y, weil dieses Thema viele beschäftigt. Hier ist es Aufgabe der Moderation, einzugreifen und die Diskussion wieder auf Kurs zu bringen. Die Rolle kann die Personen bitten, zurück zum Thema zu kommen und das Gespräch, das nicht zum eigentlichen Thema war, bilateral fortzusetzen oder einen neuen Termin zu vereinbaren, falls nötig. Damit wichtige Themen nicht verloren gehen, kann sie einen „Parkplatz” auf dem Whiteboard einrichten und dort brisante Themen für später festhalten.

Wenn es bei euch sehr oft dazu kommt, dass die Gruppe zu sehr vom Thema abweicht oder die Moderation auch an inhaltlichen Diskussionen teilnehmen muss und dadurch zu viele Hüte parallel aufhat, könnt ihr zusätzlich eine*n Fokuskeeper*in benennen, der*die die Perspektive schärft und das Gespräch inhaltlich lenkt.

8. Am Ende entscheidet der*die Chef*in

Der sogenannte Hippo-Effekt beschreibt das Phänomen, dass die Highest Paid Person's Opinion sich meistens durchsetzt – also die Meinung des*der Chef*in. So entscheidet in Meeting-Diskussionen Autorität statt Argument, und es ist frustrierend, wenn eine Gruppe stundenlang Meinungen austauscht und am Ende doch nur eine Meinung zählt. Solche Schieflagen in der Machtstruktur in der Organisation solltet ihr ansprechen, im Zweifel beim Personalteam oder höheren Instanzen, und beheben. Vielleicht führt ihr daraufhin die Regel ein, dass es mindestens eine Konsent-Entscheidung pro Meeting geben muss. Vielleicht aber auch nicht. Wenn der*die Chef*in weiterhin grundsätzlich hierarchisch entscheiden will, könnt ihr euch die Diskussion und damit das nächste Meeting dieser Art aber auch sparen.

9. Manche meckern nur, statt konstruktiv zum Gespräch beizutragen

Ihr schafft professionelle Distanz, indem ihr euch zwingt, eure Rollen bei jeder Aussage mit anzugeben. „In meiner Rolle als Chef*in / Betriebsrät*in / Praktikant*in möchte ich darauf hinweisen, dass …“

Wichtig ist außerdem, dass die anderen den Inhalt des Gesagten anerkennen und respektieren, selbst wenn sie schlecht, herablassend oder wütend kommuniziert. Um die Botschaft in einen konstruktiven Beitrag zu verwandeln, ist es Job der Moderation, einzugreifen und zu sagen: „Wir sehen deinen Frust, was konkret möchtest du ändern?“ oder „Was brauchst du?“

Ein Meeting-Gebot kann auch sein: Änderungswünsche oder Beschwerden müssen einen konstruktiven Vorschlagscharakter haben. Ihr könnt einführen, dass ihr statt „Ich finde das blöd, wie wir es machen.“ lieber „Ich schlage vor, dass wir es stattdessen soundso machen“ sagt. Da kann auch die Moderation ein Vorbild sein, indem sie selbst lösungsorientiert spricht, und vage Meldungen ggf. in Vorschläge übersetzt: „Also möchtest du lieber XX in Zukunft umsetzen?“

Im Hintergrund sollte für alle Parteien im Fokus stehen, an einer Feedbackkultur zu arbeiten, die kritikoffen ist, gleichzeitig aber auch konstruktiv an Lösungen arbeitet. Ein erster Schritt in diese Richtung kann eine Feedbackrunde bei jedem Check-out sein: Benennt regelmäßig eine Sache, die ihr euch inhaltlich oder organisatorisch anders gewünscht hättet – und macht das in Zukunft anders. Ihr könnt auch regelmäßige interne Umfragen herumschicken, in denen die Meetingkultur abgefragt wird.

Nach dem Meeting

10. Es gibt keine nächsten Schritte und niemand weiß, wie es nach dem Meeting weitergeht.

Wenn ihr Meetings, in denen es um Problemlösungen oder Projekte geht, nicht mit konkreten Absprachen beendet, weiß niemand, wie es nach dem Meeting weitergeht. Das Besprochene verläuft dann schnell im Sand und das Meeting war eigentlich überflüssig. Formuliert am Ende solcher Meetings, wer was übernimmt, und zu wann. Dann sind die Verantwortlichkeiten verteilt und alle anderen wissen Bescheid. Haltet die Information auch schriftlich in eurem detaillierten Protokoll fest.

Damit das Protokoll aussagekräftig ist, sollten folgende Inhalte rein:

1. was besprochen wurde
2. was entschieden wurde
3. was ansteht und wer welche Aufgaben mitgenommen hat

Zur Vereinfachung könnt ihr das Protokoll als Vorlage vorstrukturieren und ablegen. Wichtig ist, das Protokoll an einem Ort zu teilen, zu dem alle Beteiligten Zugang haben. Kleiner Trick: Teilt das Protokoll in eurem Gruppenchat mit drei spannenden Infos als Teaser – dann wird es eher von euren Kolleg*innen gelesen.