So moderierst du effektive Meetings

Viele Meetings sind schwerfällig, haben keine klare Struktur und geben den falschen Themen zu viel Raum. Dieser Guide erklärt, wie du als Moderator*in sicher durch ein Meeting führst.

Viele Meetings fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Niemand weiß so richtig, was das Ziel der Zusammenkunft ist, alle reden durcheinander, und überhaupt: Sollte nicht schon vor 15 Minuten Schluss gewesen sein? Es gibt genau eine Rolle, die verhindern kann, dass ein Meeting so abläuft: der*die Moderator*in. Er oder sie bringt im besten Fall Struktur und Leichtigkeit in ein Meeting und entlässt alle mit dem Gefühl, die Zeit gut genutzt und das gemeinsame Ziel erreicht zu haben.

Die gute Nachricht ist: Moderieren ist keine seltene, angeborene Fähigkeit. Auch wenn es manchen Menschen leichter fällt als anderen, kann jede*r moderieren lernen. Du musst dabei keine Show abliefern, um die Teilnehmer*innen zu unterhalten. Es geht es vor allem darum, dass du Rahmenbedingungen schaffst und sie konsequent einhältst. 1 Doch welche sind das?

Vorweg zur Info: Wir thematisieren in diesem Artikel operative Meetings, die der schnellen und effektiven Synchronisation im Team dienen. Meetings, in denen emotionale Themen oder Konflikte behandelt werden, brauchen eine andere Form der Moderation.

Moderations-1x1: Das braucht es für ein gutes Meeting

In vielen Unternehmen übernimmt der*die Chef*in oder die Person, die das Meeting einberufen hat, automatisch auch die Moderation. Meist sind dies Personen, bei denen sich ohnehin schon viel Macht bündelt. Und nun haben sie auch noch die Macht über den Verlauf des Meetings. Um daraus resultierende Konflikte oder Probleme zu vermeiden, sollte eine andere Person die Moderationsrolle übernehmen.
Die Moderationsrolle ist für den Prozess und die Struktur verantwortlich. Die Person, die sie übernimmt, sollte deswegen nicht oder kaum inhaltlich involviert sein. Sonst muss sie ständig zwischen verschiedenen Rollen und Perspektiven wechseln, z.B. zwischen Moderation und Mitschreiben. Erfahrene Moderator*innen können das zwar, grundsätzlich vereinfacht es aber die Moderation, solche Doppelrollen zu vermeiden.
Teams brauchen ein gemeinsames Verständnis dafür, dass die Moderationsrolle befugt ist, im Meeting auch unangenehme Entscheidungen zu treffen. Ihr Job ist es, die Meetingzeit möglichst gut zu nutzen. Hierzu erteilt und nimmt sie Menschen das Wort.
Deshalb sollten alle Beteiligten die Rolle und den Menschen dahinter trennen. Wenn mich der*die Moderator*in im Meeting unterbricht, weil ich beispielsweise meine Redezeit überschreite, meint er*sie das nicht persönlich. Es ist Teil der Rollenbeschreibung.

Das umfasst die Moderationsrolle

Purpose: Das Meeting erreicht sein Ziel

Ein einstündiges Meeting mit zwanzig Menschen bedeutet in der Summe viel investierte Zeit. Entsprechend wichtig ist es, dass die Moderation sicherstellt, dass nur Themen Raum bekommen, die auf den Purpose einzahlen.

Der Purpose deiner Moderationsrolle ist, die kollektive Aufmerksamkeit so zu lenken, dass das Meeting seinen Zweck erfüllt. Der Purpose deiner Rolle ist erfüllt, wenn die Teilnehmer*innen mit mehr Klarheit und Energie aus dem Meeting rausgehen, als sie reingekommen sind.

Verantwortlichkeiten

Die Meeting-Rolle leitet das Meeting ein uns aus

Gute Meetings starten unserer Meinung nach mit einem Check-in und enden mit einem Check-out. Frage zu Beginn also beispielsweise: „Wie bist du heute da?“, oder: „Welche Farbe hat deine Stimmung heute?“, und gegen Ende: „Wie gehst du aus dem Meeting?“. Durch diese Fragen gibst du allen den Raum, im Meeting anzukommen und das Meeting (auch gedanklich) wieder zu verlassen.

Als Moderator*in hast du das Ziel des Meetings ständig im Blick. Für die anderen Meeting-Teilnehmer*innen wird es einfacher, dir zu folgen, wenn sie es auch kennen. Deswegen solltest du zu Beginn klarmachen, wofür es das Meeting braucht. Sprich dich dazu am besten vorher mit den Rollen ab, die das Meeting einberufen haben. Wenn dennoch etwas unklar ist, frag im Meeting nach. Alle sollten wissen, wofür dieses Meeting da ist, bevor es losgeht.

Wenn in einem Meeting sensible Themen besprochen werden, wie beispielsweise in Retrospektiven, solltest du zudem sicherstellen, dass das Meeting ein Safe Space ist. Alle Anwesenden sollten sich sicher fühlen, am Meeting teilzunehmen und ihre Spannungen zu äußern. Du kannst dafür zu Beginn des Meetings einen Safety Check1 durchführen.

Rolle Moderator*in

Verantwortlichkeiten:

macht vor dem Meeting klar, wofür es das Meeting braucht (bspw. in der Beschreibung der Kalendereinladung)
erstellt im Vorfeld eine Agenda und stellt sie spätestens zu Beginn des Meetings den Teilnehmer*innen zur Verfügung
sorgt dafür, dass die geltenden Regeln für Meetings eingehalten werden
erteilt Meeting- Teilnehmer*innen das Wort und nimmt es ihnen, wenn nötig

Die Meeting-Rolle sorgt dafür, dass die Regeln eingehalten werden.

In manchen Organisationen purzeln die Teilnehmer*innen nacheinander im Fünf-Minuten-Takt ins Meeting. Als Moderator*in kannst du natürlich nicht beeinflussen, ob die anderen Teilnehmer*innen pünktlich kommen. Aber du kannst das Meeting pünktlich starten, statt zu warten, bis alle da sind.

Als Moderator*in solltest du die Zeit immer im Blick haben. Das heißt, alles, was bis zum Ende des Meetings noch nicht geklärt ist, muss entweder asynchron geklärt oder mit ins nächste Meeting genommen werden. Lässt es sich im Ausnahmefall nicht vermeiden, zu überziehen, solltest du das gezielt ansprechen und abfragen, ob das für alle in Ordnung ist oder ob z.B. jemand einen direkten Anschlusstermin hat.

Als Moderator*in orientierst du dich streng an der Agenda. Es sollte auf keinen Fall passieren, dass ihr auf einmal ausschweifend über etwas völlig anderes redet. Passiert das doch, ist es deine Aufgabe, den Sinn und Zweck des Meetings zu wahren und das Thema auf einen anderen Termin auszulagern.

Gehe nicht einfach zum nächsten Agendapunkt über, wenn du selbst nicht verstanden hast, worum es bei einer Anmerkung geht, sondern frage nach: „Was brauchst du jetzt? Ist das eine Reaktion oder eine Frage, auf die du eine Antwort möchtest?“ Unterscheide bei Wortmeldungen sprachlich klar zwischen Frage, Reaktion, Einwand, Spannung und Proposal. Diese Kategorisierungen sollten alle im Meeting kennen.

Tatsächlich bedeutet ein Großteil guter Moderation, zehn bis fünfzehn Sätze zur richtigen Zeit auszusprechen. Das sind die – aus unserer Sicht – zentralen Sätze:

„Wie bist du heute da?“
„Was brauchst du?“
„Hast du, was du brauchst?“
„Du redest gerade im Wir/Man/Konjunktiv: Was genau brauchst du von wem?“
„Hast du einen konkreten Vorschlag?“
„Was ist deine Spannung?“
„Was ist der nächste Schritt?“
„Wer könnte diesen Schritt mitnehmen?“
„Könnt ihr das auslagern / außerhalb dieses Meetings besprechen?“
„Möchtest du Hilfe und falls ja, von wem?“
„War das hilfreich für dich?“
„Wie ist deine Reaktion?“
„Ist das eine Reaktion oder eine Frage, die du hast?“
„Gibt es einen Einwand?“
„Ist es safe enough to try?“

Der Safety-Check

Ein Safety Check kann nützlich sein, wenn in einem Meeting sensible Themen besprochen werden, die für manche Teilnehmer*innen unangenehm sein könnten. Durch den Safety Check stellt der*die Moderator*in sicher, dass sich alle bereit fühlen, dieses Meeting durchzuführen. Der Safety Check kann beispielsweise durch ein anonymes Voting mit folgenden Optionen durchgeführt werden:

0 – Ich fühle mich sehr unsicher und möchte beim Meeting nicht dabei sein.
1 – Ich fühle mich verunsichert und werde anderen zustimmen, obwohl ich Dinge anders sehe.
2 – Ich werde hauptsächlich andere Menschen sprechen lassen und vielleicht ihre Beiträge kommentieren.
3 – Ich fühle mich in dieser Gruppe sicher, über einige Dinge zu sprechen. Über andere wiederum nicht.
4 – Ich fühle mich sicher genug, über viele Themen zu sprechen.
5 – Ich spreche über jedes Thema, das mir wichtig ist, ob angenehm oder unangenehm.

Nun hat der*die Moderator*in Zeit, um etwaige Unsicherheiten zu klären. Personen erhalten auch die Chance, das Meeting wieder zu verlassen.

Gute Meetings sind wie Tandem fahren: Wenn alle zusammenarbeiten geht es leichter.

Die Meeting Rolle erteilt Meeting-Teilnehmer*innen das Wort und nimmt es ihnen, falls nötig

Deine Leitfrage lautet: „Was gehört in dieses Meeting – und was könnte auch woanders besprochen werden?“ Die Teilnehmer*innen sind oft nicht in der Lage, diese Perspektive einzunehmen, daher ist es Aufgabe der Moderation, die Aufmerksamkeit aktiv auf das zu lenken, was im Meeting wichtig ist.

Jede*r kennt sie, die Vielredner*innen, die nicht auf den Punkt kommen. Als Moderator*in hast du die Redezeit Einzelner im Blick und lagerst ausufernde Gespräche aus. Um das Ziel des Meetings zu erreichen, unterbrichst du Menschen, falls es nötig ist, etwa indem du gezielt nach Updates und nächsten Schritten fragst. Es gibt auch Meetings, in denen viele stille oder zurückhaltende Kolleg*innen sitzen. Ein*e gute*r Moderator*in hat alle Teilnehmer*innen im Blick und erteilt genau den Personen das Wort, die gerade etwas Wichtiges zu sagen haben.

Ein voller Erfolg

Gelungene Moderation heißt, die kollektive Aufmerksamkeit so zu lenken, dass das Meeting seinen Zweck erfüllt. Mit der Moderationsrolle geht also ein großes Maß an Verantwortung einher. Deswegen ist es berechtigt, ihr mit Respekt zu begegnen. Angst ist jedoch nicht nötig: Mit den hier vorgestellten Regeln schaffst du klare Leitlinien, um das Meeting zu eurem gemeinsamen Ziel zu führen.