So sorgt ihr im Team dafür, dass alle gut Urlaub machen können

In einer Umfrage aus dem Jahr 2018 gaben rund 60 Prozent der befragten Berufstätigen an, schon mal während des Urlaubs gearbeitet zu haben: „Dabei antwortet die Hälfte der Befragten auf E-Mails, 21 Prozent erledigen administrative Aufgaben und immerhin 17 Prozent geben an, an Telefonkonferenzen teilzunehmen.“ 1 Das ist ein Problem, denn nur wer sich regelmäßig erholt, bleibt gesund, zufrieden und leistungsfähig. Wie können Teams ihre Mitglieder dabei unterstützen, wirklich abzuschalten?

Guter Urlaub ist kein individuelles Problem

Auch wenn es in vielen Organisationen so gehandhabt wird: Guter Urlaub hängt nicht nur von Individuen und ihrer Fähigkeit zur Erholung ab. Es gibt viele Dinge, die es uns erschweren, mit gutem Gewissen Urlaub zu nehmen und eine Distanz zur Arbeit aufzubauen:

• Purpose: Viele Menschen identifizieren sich mit ihrer Arbeit stärker als früher. Die Arbeit ist emotional aufgeladen.
• Digitalisierung: Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit werden fluider. Wir sind ständig via Slack, E-Mail und Telefon erreichbar.
• Erwartungshaltung: Es gibt keinen offiziellen Zwang, im Urlaub noch erreichbar zu sein, aber Kolleg*innen schreiben weiterhin Mails und Nachrichten.
• Leistungsnarrative: „Wer Überstunden macht, auch samstags ins Büro geht und den Urlaub streicht, der gilt als Leistungsträger“,2 sagt die Psychologin Ilona Bürgel.

Diese sechs Dinge könnt ihr im Team umsetzen, damit alle besser Urlaub machen können:

Unter diesen Voraussetzungen richtig Urlaub zu machen, müssen wir neu lernen. Hier können Teams ansetzen:

1. Legt Urlaubs-Buddies fest

Urlaub machen heißt in vielen Organisationen eine*n nahestehende*n Kolleg*in mit Mehrarbeit belasten – und gegebenenfalls mit einem schlechten Gewissen in den Urlaub gehen. Mit einem Rollen-Modell besteht die Chance, die notwendige Arbeit kleinteilig auf mehrere Personen zu verteilen, also beispielsweise für drei Rollen drei unterschiedliche Urlaubsvertretungen zu haben. Bei Neue Narrative nennen wir das eine*n Urlaubs-Buddy: Die Person übernimmt einen Teil der anfallenden Aufgaben. Aber eben nur solche, die keine große Einarbeitungszeit erfordern, weil sie sowieso nah an den eigenen Rollen sind. Mit diesem Konzept haben nicht einzelne Kolleg*innen auf einmal doppelten Workload und die Arbeit wird auf mehrere Schultern verteilt.

2. Messt euch mit Zielen, nicht mit Anwesenheit

In vielen Unternehmen besteht noch das Verständnis, Anwesenheit würde Leistung bedeuten. Doch das ist oft nicht der Fall: Menschen können stundenlang im Büro hocken und nur wenig Fortschritt erzielen. Beim Arbeiten mit Zielen, Projekten und OKRs verschiebt sich der Fokus von Anwesenheit auf Ergebnisse. Es geht nicht darum, wie lange ein*e Kolleg*in arbeitet und ob er*sie die letzte im Büro ist, sondern welche Updates erzielt werden. Beim selbstorganisierten, zielorientierten Arbeiten trifft jede Person selbst die Entscheidung, welche Projekte sie wie lange pausieren kann. Dann ist auch unbegrenzter Urlaub potenziell möglich – bei Neue Narrative kann jede*r so viel Urlaub nehmen, wie er*sie möchte.

3. Macht einen Urlaubs-Check

Zur Mitte des Jahres gibt es bei NN einen Urlaubs-Check. Die Rolle „Urlaubs-Check“ kontaktiert dafür alle Teammitglieder, die erst eine Woche oder weniger Urlaub genommen haben. NN ist als Arbeitgeberin dazu verpflichtet, alle Mitarbeiter*innen anzuhalten, zumindest den gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen innerhalb eines Jahres zu nehmen. Aber auch auf kultureller Ebene ist es uns wichtig, eine ausreichende Erholung aller Teammitglieder zu gewährleisten. Wir verstehen diese Rolle als ein sanftes Nachfragen, ohne Grenzen zu überschreiten. Wie stark sie eingreift, ist natürlich aber jedem Team selbst überlassen.

Was brauche ich für einen guten Urlaub?

Vorbereitung

Fange rechtzeitig mit deiner Urlaubsvorbereitung an. Frage dich: Wie kann ich meine Arbeit bewusst abschließen? Du kannst dir dafür eine Letze-Woche-vor-dem-Urlaub-Liste anlegen, in der du festhältst, welche Dinge du auf jeden Fall noch erledigen willst, weil sonst Ziele oder Projekte gefährdet sind, oder welche organisatorischen Dinge du beachten musst. Dieses Mini-Urlaubs-Offboarding kann dir bei letzterem helfen:

• Habe ich einen Autoresponder eingestellt?
• Sind meine wichtigsten Projekte an eine andere Person übergeben?
• Beantwortet in meiner Abwesenheit eine andere Person wichtige Mails?
• Habe ich meinen Status in Slack auf „abwesend” gestellt?
• Habe ich eine Ersatz-Kontaktperson kommuniziert?
• Wissen meine direkten Kolleg*innen und Leads auf den Tag genau, wann ich wieder erreichbar bin?

Erholungsbedürfnis

Viele Menschen beschäftigen sich nicht damit, was sie sich unter einem idealen Urlaub vorstellen. „Dabei ist die Antwort auf die Frage, was ein idealer Urlaub ist, individuell verschieden”, sagt die Psychologin Ilona Bürgel.

Versuche dich von den Vorstellungen zu lösen, wie ein Urlaub vermeintlich aussehen muss und frage dich: Was ist mein individuelles Erholungsbedürfnis? Was brauche ich (z.B. Ruhe, Gesellschaft, Abenteuer, Entspannung, Spiel)? Orientiere dich daran, was dir selbst Freude macht, denn „Urlaub ist dann erholsam, wenn ich zufrieden bin", sagt der Erholungsforscher Gerhard Blasche.

Ziele

Was sind deine Ziele für deinen Urlaub? Für welche vier bis fünf Dinge möchtest du dir unbedingt Zeit nehmen? Du musst dir keinen durchgetakteten Wochenplan mit To-do-Listen erstellen, aber verschaffe dir Klarheit darüber, was für Erwartungen du an deinen Urlaub hast.

Habe hier besonders im Blick, ob deine Ziele zu deinem Erholungsbedürfnis passen: Wenn du körperlich erschöpft bist, ergibt es keinen Sinn, sich eine lange Wanderung als Ziel zu setzen.

Rückkehr

Starte bei deiner Rückkehr nicht mit vielen Terminen und den anstrengendsten Projekten. Frage dich: Wie kann ich mir meinen Einstieg möglichst angenehm gestalten? Lasse zum Beispiel deinen Autoresponder die ersten Tage noch an oder blocke die ersten beiden Arbeitsvormittage, um dir Zeit zum Sortieren und Ankommen zu schaffen.

Diese Fragen können dabei helfen: Was sind die drei Dinge, mit denen ich starten möchte? Welche Dinge können erst mal liegen bleiben? Wie kann ich mir meine Entspannung möglichst lange erhalten?

4. Macht euch die Rückkehr aus dem Urlaub so einfach wie möglich

Zielführend ist nicht, im Urlaub solche Nachrichten zu bekommen: „Lies die Nachricht am besten erst nach deinem Urlaub! Ich wollte dich nur kurz bitten, …“ Viele Kolleg*innen kommunizieren im Urlaub aus Bequemlichkeit weiter, um eigene Aufgaben von der To-do-Liste streichen zu können. Nach dem Urlaub quillt das Postfach dann über.

Nehmt euch als Team deshalb vor, alle nicht dringlichen Informationen auf nach dem Urlaub zu re-timen, um den*die Kolleg*in im Urlaub zu entlasten und die Rückkehr möglichst stressfrei zu gestalten.

5. Baut euch ein Urlaubs-Agreement!

In vielen Teams gibt es implizite Kommunikationsregeln für den Urlaub, z.B.: „Wir kontaktieren uns im Urlaub eher nicht.“ Ein Urlaubs-Agreement kann dabei helfen, diese explizit zu machen: „Wir rufen uns im Urlaub nicht an, außer bei den Ausnahmefällen A und B.“ Sprecht als Team darüber, was im Urlaub bei euch (nicht) okay ist und haltet diese Regeln in einem Urlaubs-Agreement fest. Diese Fragen können euch bei der Entwicklung helfen:

• Wie und wen informieren wir über Urlaube? Das ganze Team oder nur den eigenen Kreis?
• Wie weit im Voraus informieren wir uns über Urlaube? Sind auch spontane Urlaube möglich?
• Erwarten wir von Menschen, die im Urlaub sind, dass sie erreichbar bleiben?
• Dürfen Menschen im Urlaub aktiv auf Slack sein und Mails schreiben? Falls nein, wie sanktionieren wir dieses Verhalten?
• Kommunizieren wir mit Kolleg*innen, die im Urlaub sind? Falls ja, in welchen Fällen und über welche Kanäle? Falls nein, wie können wir damit umgehen, sollten wir im Urlaub doch von Kolleg*innen kontaktiert werden?
• Wie definieren wir Notfälle, die ggf. sogar eine Unterbrechung des Urlaubs notwendig machen? Wie melden wir uns, wenn diese Notfälle eintreten?
• Welche Fragen solltet ihr euch im Team noch stellen?

6. Holt euch den Urlaub in den Alltag

Erholungsforscher*innen wissen heute, dass selbst bei längeren Urlauben die Erholung nicht lange anhält: Viele Menschen arbeiten lange über ihre Belastungsgrenzen hinaus und machen nach ihrem Urlaub genauso weiter wie vorher. Neben einer individuellen Achtsamkeitspraxis braucht es deshalb unbedingt Rahmenbedingungen im Team für Urlaube und Erholung. Das fängt schon bei vermeintlich kleinen Dingen an, wie dem pünktlichen Beenden von Meetings, während einer Pause wirklich Pause machen oder dem Aufbringen von Verständnis, wenn ein*e Kolleg*in eine Woche vor dem Urlaub kein neues Projekt mehr annimmt. Wenn wir in Organisationen Erholung strukturell mitdenken, wird es uns auch im Urlaub leichter fallen, abzuschalten.